これで書類選考突破!履歴書・職務経歴書の書き方【2020年最新版】

2020/11/13

転職ノウハウ 支援サービス コラム

「しっかり全部書いているはずなのに、書類でいつも落とされる…」「求人サイトに載っている履歴書の書き方例が全部バラバラ…」とお困りの方。
履歴書や職務経歴書は、時代と共に書き方や常識が変わり、書き方に正解が無いやっかいなもの。
書類選考を通過するための、最新の履歴書・職務経歴書の書き方についてご案内します!

【目次】

履歴書は写真で決まる!~書類選考を通過する履歴書とは?~

自分の顔写真から保有資格にいたるまで、人生の縮図を記入するような書類が「履歴書」です。

「今までやってきた仕事の中身の方が大事だから!」と、職務経歴書の内容に躍起になって、履歴書の記入がおろそかになっている方はいませんか?
企業の採用担当者が最初に見る書類が履歴書です。第一印象が決まる書類と言っても過言ではありません。

それでは、履歴書の書き方について見て行きましょう。

履歴書は手書きか?PC作成か?

「履歴書は手書きで、職務経歴書はPC作成」という、根拠が明確ではない決まり事に縛られている方、意外と多いかと思います。

「たった一文字間違うだけで全て書き直し…修正液は絶対に使わない…」履歴書を1枚書き上げるのに、半日以上かかった!という方もいらっしゃるでしょう。

1~2社応募した程度では採用が決まらない方がほとんどである現在の転職市場で、作成に膨大な時間を費やす手書きの履歴書は現実的ではありません。

「なぜ手書きの履歴書を送ってこないんだ!」などと思う採用担当者も今や存在しません。読みづらい乱雑な文字で書かれた履歴書より、PCで作成した方が圧倒的に読みやすく、印象が良くなります。

また、データファイルで書類提出を求める企業も増えてきているため、今後は確実に履歴書のPC作成が主流になってきます。 ごく稀ではありますが、履歴書の手書き作成を指定している企業がありますので、募集要項を読み落とさないように注意してください。

履歴書に使うフォーマット

ベーシックなものとしては、JIS規格の履歴書がありますが、必ず使用しなければならない規格ではありません。

インターネットで検索すると、WordもしくはExcel形式のフリーテンプレートがありますので、自分の経歴や応募する求人の雇用形態に合わせて利用すると良いでしょう。項目を省いたりするなどした自作の履歴書を利用することはオススメしません。

また、サイズについてはA4サイズを利用することを推奨します。印刷については、A3用紙見開き1枚での印刷が難しい場合はA4用紙2枚に分けても構いません。

貼付する証明写真

企業の採用担当者が履歴書を開いた時に真っ先に見るのが何を隠そう証明写真です。

面接では、ドアから入った瞬間の3秒で第一印象が決まると言われていますが、履歴書も全く同じです。証明写真で書類の合否が左右されると言っても過言ではありません。

「顔の良し悪しで決めている」のではなく「良い人材として見られる努力をしているか」を確認しているのです。下記に証明写真において重要なポイントを挙げてみます。

自撮り写真=仕事が適当な印象

企業の採用担当者は、年間を通して多数の応募者の履歴書に目を通しているため、「写真をどこで撮影したか」まで見抜くことができます。

最近多いのが、スマホで自撮りした写真を貼付しているケース。証明写真アプリの普及により、自分で気軽に撮影できることから、かなりの方が自撮りの写真を貼付しています。

でもその自撮り写真、書類選考を突破できるほど良い写りになっていますか?

自分では良く撮れた!と思っているかもしれませんが、プロのカメラマンが撮影する写真とは雲泥の差。自撮り写真で陥りやすいケースを並べてみます。

露出が足りない

無地の背景で撮影するために、自宅で撮影することがほとんどだと思います。自撮り写真を貼付している皆さんは気づいていないのですが、自宅の窓の採光や照明だと露出が不足して、100%暗くどんよりした写りになっています。

腕が前に出ている・正面を向いていない

わざわざスマホ用の三脚を用意したり、友人などを呼んで撮影してもらうという方もほとんどいないかと思います。

腕を伸ばして撮影するため、腕が前に出ていたり、正面を向いていなかったりすることが…

自分が採用担当者だとして、上目遣いの写真や斜め角度の写真が貼付してあったらどのような印象を持つでしょうか?

うっかり私服で撮影している

自宅にいる気の緩みや、応募期限が迫っていてすぐに写真を用意しないといけない!という焦りから、普段着まではいかなくても、ワイシャツやブラウスの着用だけで撮影している方が多く見受けられます。 男性であればネクタイにスーツ、女性であればジャケットを着用するなどフォーマルな服装で撮影するのは必須条件です。

アプリでの写真加工が不自然

アプリがあるんだから、自撮りでも見栄え良く写真を加工したらいいのでは?と思っていらっしゃる方。
スマホで完璧な加工ができるアプリはほとんど無く、背景にムラができたり、自分を良く見せようと加工しすぎて不自然な顔になってしまうこともよくあることです。
SNSに写真を投稿する感覚でアプリを使用することはNGです。

そして自撮り写真が良くない理由には、写りの他に重大なことがもう一つあります。

「仕事に対する姿勢」を強烈に印象付けます。

・自宅で適当に自撮り写真を撮って貼付してくる人
・写真スタジオまで出向き、完璧な状態の写真を貼付してくる人

「きっと丁寧な仕事をしてくれるだろう」と思わせるのは上記のどちらの人物でしょうか?

≪プロが撮影するとこんなに違う≫

本来写真スタジオは、七五三や結婚写真など、人生の節目に当たる華やかな写真を、被写体の魅力を最大限引き出しながら撮影しているところです。

証明写真の撮影にも対応している写真スタジオは多く、撮影者はもちろんプロのカメラマン。照明器具から背景のセット、カメラ機材がプロ仕様であること、表情を引き出す力に長けた方が撮影しますので、証明写真も「仕事ができる人材」であるように見せてくれる写真を撮影してくれます。中には応募する職種に合わせた写真を撮ってくれるカメラマンも。

デジタルカメラでの撮影ですので、複数枚撮影した中から一番写りの良いものを選出し、美肌・美白修正を行ってくれます。

また、写真についても写真原本の他、写真データでの提供が可能なところがほとんどです。WEB経由で応募することが増えている今、写真とデータ双方を用意しておくのが好ましいでしょう。

≪スピード証明写真はどうなのか?≫

駅やスーパーなどに設置されているスピード証明写真機で撮影されているという方も多いのではないでしょうか?

結論としては、「自撮りよりはマシ」という程度の写真しか撮影できないものと捉えておいた方が良いでしょう。

機種によってはスマホで撮影するのと変わらない低いクオリティのものが存在し、自分で鏡やカメラの位置を確認しながら撮影することになるため、表情が硬くなりがちです。 証明写真は顔の確認だけではなく、応募者の性格・仕事に対する姿勢までを見られる最重要箇所です。決して手を抜かないようにしっかり事前準備を行ってください。

学歴・職歴・資格

続いて、学歴・職歴・資格欄の記入について見てみましょう。

≪学歴の書き方≫

最終学歴により入学・卒業の書き方が異なってきます。

●大卒(大学中退)以上の場合:高校卒業以降の学歴

●高卒(高校中退)の場合:高校入学・高校卒業(中退)

●中卒の場合:中学卒業

日本においては小学校・中学校は義務教育となるため、高卒以上の学歴のある方は、義務教育期間の学歴の記入は不要となります。

学校名・学部学科名については正式名称を記入してください。

≪職歴の書き方≫

職歴を記入する上で注意したいのが、転職回数が多い場合の書き方です。職歴欄がたくさん埋まってしまっていると、離職が多い印象が拭いきれなくなるため、少しでもすっきりした見せ方をする工夫が必要です。

支社や店舗が複数ある企業での経歴は、会社名の他に配属された支社や店舗と部署を記入しますが、2行に分けずに1行に書くなどしましょう。担当職務の詳細は職務経歴書に書けば十分ですので、履歴書では記載を省きます。

2~3カ月程度の短期アルバイトの経歴がある場合は、履歴書には記載せず、職務経歴書にまとめてアルバイト経歴を記載します。

※退職の記載について※

退職理由は基本的に大きく「自己都合」「会社都合」の2つに分かれます。

雇用期間に定めのない雇用形態(正社員 ※常勤パートや無期雇用派遣含む)と雇用期間に定めのある雇用形態(契約・有期派遣)で退職時の書き方が異なってきますので注意してください。

正社員(※常勤パートや無期雇用派遣含む)の退職記載方法

自己都合の場合は「一身上の都合により退職」、勤務先が倒産したなど、会社都合の場合は「会社都合により退職」と記載します。もし懲罰による解雇歴がある場合は、「解雇により退職」と記載してください。虚偽申告は認められません。

契約社員・派遣社員(有期雇用)の退職記載方法

全て「契約期間満了により退職」と記載します。懲罰による解雇歴がある場合は、正社員同様の書き方となります。

※賞罰について※

履歴書の記入例に「賞罰なし」と書かれたものを見かけたことがある方がいるかもしれません。そもそも賞罰とは何でしょうか?

賞について
…「受賞や表彰を受けていること」を言います。全国的・国際的な賞または官公庁関連の賞について記載します。社会人になってからの賞を記載することが望ましく、学生時代の賞については記載を控えましょう。

社内での表彰などは、業務上の実績となりますので、職務経歴書に記載します。

罰について
…「刑事罰」のことを言います。有罪判決を受けて科された罰がある場合には必ず記載しましょう。(刑期が終了している場合でも記載します)記載が無い場合は告知義務違反として内定の取り消しなどを受けることがあります。 履歴書に記載すべき賞罰のある方は少ないと思います。記載するに値する賞罰が無い場合は特に何も書く必要はありません。履歴書のフォーマットとして賞罰欄があった場合には「無し」と記載してください。

≪資格の書き方≫

取得年月日の古い順から「正式名称」の資格名を書きます。

取得した年月を忘れてしまった場合は、合格通知や資格証明証を確認するか、試験実施の主催法人に確認してください。合格通知や資格証明証を紛失している場合はこれを機に再発行の依頼をかけておくと良いでしょう。

[取得か?合格か?]

資格は「取得」と書くべきか「合格」と書くべきか…悩んでしまうことも。

わかりやすく判別する方法としては、

・免許→取得
・検定→合格

上記に従って記入すると良いでしょう。保有資格がわかれば良い欄ですので、取得・合格については、絶対にこう書かなくてはならないという決まりはありません。

その他の欄

欄名を鵜呑みにして書いてしまうのはNGの箇所があります。注意すべき項目をピックアップしてみます。

≪志望の動機、自己PR、趣味、特技≫

JIS規格の履歴書の場合、「志望の動機、自己PR、趣味、特技など」という欄があります。欄をざっくり埋めたいがために、

などの記入だけで終わる方がいますが、これはNG。この欄は仕事に対しての自己アピール欄です。

仕事に活かせる趣味や特技を持っている方であれば、その趣味や特技を応募する企業や職種においてどのように活かせるのか具体的に記入しましょう。

しかしながら、仕事に活かせるような趣味や特技を持っている方は少ないかと思います。書けることが無いと思った方は、ぜひ志望動機を記入してください。取り繕った趣味を書くよりも、その企業に入りたい熱意を伝える方が有益です。

≪通勤時間≫

応募する企業の勤務先住所が確定しているときは、自宅から会社までの通勤所要時間を記入します。

勤務候補地が複数あり、勤務先住所が未定の場合は、「○○支社への通勤時間」など、自分が通勤できるエリアの支社名を入れた上で通勤時間を記入します。

≪本人希望記入欄≫

「特に待遇・職種・勤務時間・その他についての希望などがあれば記入」という欄ですが、その通りに自分の希望を書くのはNGです。求人の募集要項に同意しているのであれば「貴社規定に従う」と記入しましょう。

その他については備考欄と捉え、例えば転居しての就業予定の場合には「●月●●市に転居予定」など、企業に伝えておくべき重要事項について記入します。

履歴書の書き方は以上となります。 自分が企業の採用担当者だったなら、履歴書のどこを見るか?を意識してください。履歴書がまともに書けていないが故に書類選考で落ちてしまうのは大損です。履歴書においては抜けなくしっかり書くことが書類選考突破への近道となります。

見やすさ重視、目安はA4サイズ2枚~書類選考を通過する職務経歴書とは?~

自分ができる仕事をPRするためのものが「職務経歴書」です。

とにかく自分が今までやってきた仕事を一から百まで全部書く!のは間違いです。たくさん書けば良いのだろうと、ただひたすら自分の経歴についての作文を書いている方もしばしば。

企業の採用担当者からすると、文章がびっしり詰まっただけの職務経歴書は見づらさの印象が先行してしまうこと、また、作成書類をまとめる力が無いとも見なされかねません。

ポイントを押さえた見やすい職務経歴書の書き方を見て行きましょう。

職務経歴書に使うフォーマット

職務経歴書には使用するのに必須の規格というものはありませんが、キャリアに合わせた書き方として、

・編年体式
・逆編年体式
・キャリア式

上記3つがあります。

職務経歴書はPCでの作成が必須です。どの形式においても、用紙サイズについてはA4サイズを利用します。
履歴書同様、ネット上にフリーの職務経歴書テンプレートがありますので、そちらを利用すると作成しやすいかと思います。

編年体式

新卒後の職歴から順に、時系列で職歴を記入する方法です。
履歴書の経歴と同順の並びとなるので、履歴書と照合しやすいこともあり、利用されることが多い形式となります。

逆編年体式

直近の職歴から順に職歴を記入する方法です。
現職(前職)で長く勤めている、大きな実績を上げているなど、直近の仕事について一番アピールしたい場合は逆編年体式を利用すると良いでしょう。

キャリア式

経験した職種ごとに記入していく方法です。
時系列関係なく、職種毎に経験した業務内容やプロジェクトについてまとめて行きます。
経験職種への転職で、十分にスキルやキャリアをアピールしたい場合に利用すると良いでしょう。

職務要約の書き方

職務要約は職務経歴書の冒頭に、自分の職歴を簡潔にまとめたものになります。
①何を経験してきたか、②どのようなスキルがあるか を150字程度でまとめます。転職回数が多い場合は、主に経験した職種や実績をあげたことのある職歴についてまとめましょう。

職歴に書く内容

勤務してきた企業毎の職歴を記入します。ここは見やすさを重視し、表を用いて記入すると良いでしょう。記入する内容は下記となります。

①企業名・企業概要

どのくらいの規模の企業において勤務していたかの目安になるものとして、企業名とその企業の事業内容および設立年・資本金・売上高・従業員数を記入します。中小企業の場合、売上高等を非公開にしている場合もあるため、分かる範囲の記入で構いません。

②勤務期間

その企業に在籍していた期間を記入します。部署移動があった場合は表の枠を足して部署毎における業務内容について記入します。

③配属先・雇用形態・担当職種

配属先の支店や支社、部署と雇用形態、担当職種を記載します。

④業務内容

担当の業務内容を記入します。担当しているクライアント数や、数を多くこなす必要がある業務に就いていた場合は件数(日または月単位)も記入すると良いアピールになります。

職歴の表の中に文章を多数書いてしまっているケースも見られますが、読みづらい原因となってしまいます。初見の人にも伝わるようにわかりやすく簡潔に記入しましょう。

⑤実績

業務内容を記入しただけでは、「ただ指示された仕事をやっていただけ」と思われかねません。実績を上げたことのある業務についても必ず記載します。

社内表彰歴のある人はその内容について。営業職などで高い売上実績を出したことがあればその内容。など、アピールできることを記入します。実績らしい実績が無い…という方は、日々の業務上工夫し、改善に繋がったことなどを積極的に記入しましょう。

スキル・資格

実務レベルで使用可能なスキルや資格を記入します。

コロナ禍によるテレワークの増加により、最近はWEB上で利用できる各種ツールを取り入れる企業が増えてきました。業務上で使えるツールについても記入するようにしましょう。

自己PR・志望動機

■自己PRの書き方

職務経歴書で一番の要となるのが自己PRです。

よくありがちなのが、自分が行ってきたこれまでの業務を書き連ねているだけの内容です。これはあくまで「今まで働いてきた企業」でやっていた業務内容であり、本来ならば職歴欄に記入すべき内容で、応募先の企業に当てはまるかどうかはわかりません。

大事なのは「自分は仕事を行う上で何ができるのか?」ということであり、どの企業に行っても発揮できる能力をPRする必要があります。

文字数は、読みやすい量として300字程度を目安にすると良いでしょう。

■志望動機

同じ職種でも応募先の企業により、取り扱い商材や顧客層は様々。企業は「なぜ当社で働きたいと思ったのか?」を非常に重要視します。

志望動機については、どの企業に送っても大丈夫なように漠然たる内容にすることはNG。必ず応募先企業の企業分析を行い、その応募先で働きたいと思った理由と自分が貢献できることを記入します。

文字数は200字~250字程度を目安にします。履歴書に志望動機を記入した場合は、職務経歴書での志望動機は割愛しても構いません。

記入例

自分で作成した職務経歴書を見返してみると、見づらかったり、内容が詰められていなかったり修正すべき箇所はたくさんあるはずです。

A4サイズの用紙2~3枚程度で見やすさを最優先し、適切な内容を盛り込んだ職務経歴書を改めて作成してみてください。

最後に~プロに履歴書や職務経歴書を添削してもらう~

コロナ禍において買い手市場となった今、中途採用はより即戦力を求められる傾向にあり、書類選考の基準がとても厳しくなってきています。

それに伴い、今まで以上に書類で自分をアピールする必要があり、履歴書や職務経歴書は自分を売り込むための営業広告とも言えます。

買い手市場とは…

「自分自身」をアピールするためには、ネット上にある記入例の丸パクリでは訴求力が弱く、他の応募者に見劣りしてしまいます。

ハローワークや転職エージェントで無料で添削してもらえばいい…と考えている方もいるかもしれませんが、書類添削の出来は担当者の力量によるところが大きく、適当な担当者に当たってしまうと添削らしい添削はしてもらえません。

そこで…

履歴書・職務経歴書の添削、作成代行サービスを利用してみるのも一つの手です。

代行サービスを担う担当者は、多数の転職サポートの実績があったり、企業の採用担当として活躍していた「採用のプロ」がほとんど。

企業の採用担当者目線でポイントを押さえた内容の書類の作成を行うので、必然的に書類選考通過率が上がります。

履歴書・職務経歴書添削/作成サービスを利用してみる

自分の能力や魅力を最大限引き出した内容の書類を作成することが面接への第一歩です。

プロの手により書類選考通過率が一気に上がり、複数の企業の面接に進めることができたという求職者の声も。

ぜひ皆さんも少しでも可能性を広げ、希望する企業で働くチャンスを掴んでください!

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【コラムを書いた人】
西村 美保
パセリスタッフ専属コーディネーター。5年に渡り様々な職種での転職を希望する求職者をサポート。他にもスクールにおいてセミナー活動を行い、転職や就業に関する情報収集の仕方や良い転職を行う方法を伝授している。