PDCAを活用して、賢く仕事をしよう!

2019/10/31

お役立ち情報

最近、仕事が思うように上手くいかない、同じようなミスを繰り返す…ということはありませんか?そんな時、PDCAの考え方が役に立ちます。
「PDCA」とは、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったものです。この「PDCA」は「PDCAサイクル」とも呼ばれていて、P・D・C・A・Pという風に、4つを繰り返し行っていくことで、仕事を改善することができたり、効率化できると言われています。
それでは、早速、このPDCAについて詳しく見ていきましょう!

PDCA(サイクル)とは?

PDCAは、アメリカの統計学者ウィリアム・エドワーズ・デミング博士が提唱したもので、事業活動において管理業務(生産管理や品質管理)を円滑に進める手法の1つとして、重要視されています。
PDCAサイクルでは、仕事を進める際に、「P(計画)」→「D(実行)」→「C(評価)」→「A(改善)」の順で行い、また「P(計画)」に戻るというサイクルを継続していきます。そうすることによって、効率よく目標を達成できると考えられています。

これを繰り返すことで、業務上のミスは減っていき、スムーズに作業が進むようになります。ミスを恐れず果敢に立ち向かう姿勢も時には大切かもしれませんが、同じようなミスをしてしまう危険を避けるためにも、このPDCAサイクルの考え方は重要です。
では、同じミスをしないためには、PDCAサイクルをどのようなやり方で活用すれば良いのでしょうか。1つずつ順を追って見ていきましょう。

Plan ~まずは目標設定から~

まずは「Plan(計画)」です。目標を設定し、その目標達成のために何をするべきか筋道を考えます。

何を、いつ、どこで、誰が、何のために、どのように行うのか…の「5W1H」を具体的に考え、更にそれを細かくプランニングしていきます。また、その際には、例えば「顧客を増やす」というように漠然とした目標ではなく、「○月までに、顧客を今より△人増やす」というような、具体的な数値を提示した目標を立てると良いでしょう。

さらに、もう1つの大きなポイントは、途中で発生するリスクや障害を出来るだけ予測しておいて、それに対する備えをしっかりとしておくことです。
「Plan」は、仕事の枠組みを決定する大切な段階になりますので、可能であれば複数の人で相談しながら進めていくと良いでしょう。

Do ~目標ができたら次は実行~

次に「Do(実行)」です。「Plan」で設定した計画を土台として、具体化していきます。

それは物を「作る」作業かもしれませんし、頭で深く「考える」作業やアイデアを「創造する」作業かもしれません。とにかく積極的に動いてみましょう。

この時に必要なのは、計画に沿って動くことです。頭では分かっていても、作業に集中するあまり、当初の目標や計画が見えなくなることがあります。そうならないために、メモ程度でも良いので、自分の作業の「軌跡」を文字として残しておくことが大切です。
この「Do」の段階では、作業の結果をまとめるところまでやらなければなりません。また、その際は出来るだけ簡潔にまとめましょう。可能な限り、数値や図なども使って表現し、成果を明確に示しましょう。

Check ~厳しい目で評価~

3つ目の段階は、「Check(評価)」です。「Do」でやってみたことが実際に実行・達成されたかどうかを検証します。作業で得られた結果を厳しく評価してみましょう。

ここでポイントとなるのは、数値や図などで表された結果を、具体的な根拠をもとに評価することです。「○○の数値が上がっているから、△△と言える」などと表すことが出来ると良いでしょう。

自分が作業者の場合は、良いところも悪いところもなかなか見えにくいかもしれません。その場合は、第三者に客観的に評価してもらうと良いでしょう。誰が見ても、誰がやっても同じ評価になるということが重要です。慣れるまでは難しいかもしれませんので、最初のうちは第三者にチェックしてもらうのがおすすめです。
評価がしっかり出来なければ、その後、同じミスを繰り返してしまう可能性が高くなりますので、注意してください。そして、達成できた場合も達成できなかった場合も、その原因を探ることが大切です。そうしておくことで、次の目標を立てる時の指針にもなります。

Action ~今後どうすれば良いか~

最後に「Action(改善)」です。「Check」で見えた課題の解決策を考え、改善します。一連の計画の総まとめをし、今後の方針を決めましょう。ここでは、PDCまで終えているので、この計画を続けるか、改善するか、中止するかの判断をする必要があります。一度じっくり全体を振り返ってみましょう。

「Action」で計画を続けることを決めた場合は、ワンランク上の目標を設定してください。改善するのであれば「Check」で得た評価を元に良い点・悪い点を挙げ、次の新たな計画のために再検討をします。また、中止するのであれば、新たな計画を立てる必要があります。

いずれにしても、次の2周目のPDCAサイクルの準備をするために必要な作業なので、怠らないようにしましょう。「サイクル」という言葉で表現されているように、PDCAは1周で終わるものではなく、「A」が終わったあとには、また新たな「P」が始まります。ですから、「Action」の段階で、次の「Plan」も認識しつつ、しっかり考えることが必要です。
このサイクルを回していくうちに、どんなことが効果があって、どんなことが良くない結果をもたらすのかなどの見極めができるようになっていきます。また、繰り返していくうちに、さまざまなノウハウが集積されていくので、好循環にもつながります。

PDCAサイクルを行う時の注意点は?

PDCAサイクルを進めるには、意識的に4段階を繰り返すことが大切です。このサイクルが上手くいかないという場合、多くは「Do」の段階で成功か失敗かを判断してしまっています。つまり、「Plan」と「Do」だけを繰り返してしまっているのです。業務をこなす中で、スピードのみを重視してしまうと、次につなげるための「Check」「Action」を怠ってしまうのです。

PDCAサイクルを提唱したウィリアム・エドワーズ・デミング博士は「新しいことを学ぶことや新しい哲学に対して長期的に取り組むことは、変革が必要となるマネジメントには必須である。目の前の結果にしか目がいっていないと、最後に失望することになる」と言っています。

PDCAが活かされているのは仕事だけではない!?

実は、このPDCA、仕事だけでなく、私たちの日々の生活において無意識に実行していることでもあります。

旅行を例に挙げて考えてみましょう。誰かが計画したものに参加するだけなら、PDCAサイクルを活用することはありませんが、家族や自分ひとりの旅行の場合は、計画を立てるところから始めますよね。そして、何かアクシデントがあったときには、対処法を考え、次の旅行ではそのようなアクシデントが起こらないように、きっと気をつけているはずです。また、家事を行う時にも、このPDCAを私たちは無意識に実行しているのではないでしょうか。

このように考えると、仕事だけでなく、生活の全てにおいてPDCAが活用されているということが分かります。ぜひ、仕事にも意識的にPDCAの考え方を取り入れてみてくださいね。

参考サイト
https://news.mynavi.jp/article/20180323-604794/